随着医疗卫生改革的深入，如何更好地发挥医院的专业优势，减少费用，有效降低医院的运营成本，开源节流，提高经济效益，成为医院经营管理的重点。而医院后勤仓库管理恰好是其中的关键。

　　苏州大学附属第一医院后勤库房采用的是零库存管理模式。

　　零库存的概念

　　零库存是一种特殊的库存概念，零库存并不是等于不要储备和没有储备。所谓的零库存，是指物料在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中，不以仓库存储的形式存在，而均是处于周转的状态。

　　它并不是指以仓库储存形式的某种或某些物品的储存数量真正为零，而是通过实施特定的库存控制策略，实现库存量的最小化。所以“零库存”管理的内涵是以仓库储存形式的某些种物品数量为“零”，即不保存经常性库存，它是在物资有充分社会储备保证的前提下，所采取的一种特殊供给方式。

　　零库存的优点

　　零库存管理可以免去仓库存货的一系列问题，如仓库建设、管理费用、存货维护、保管、装卸、搬运等，解决存货占用流动资金及库存物资的老化、损失、变质等问题；同时加速了资金的周转速度，倡导的最小化库存回避了市场变化带来的产品积压风险。

　　零存货的缺点

　　一旦供应链被破坏，或供应商不能在很短的时间内根据科室需求提供物资，将会在一定程度上影响到工作的正常运行。

　　因此，需要建立一个完善的采购及库存管理模式，保证医院工作的正常运行，以下对我院的采购与库存管理流程进行分析与思考。

　　采购及库存管理流程

　　苏州大学附属第一医院的物资采购与库存管理流程图如下所示：

　　由上图可见，医院后勤物资采购与库存管理主要涉及到四个方面，即领物者、采购者、供货商以及仓库，四者构成一个循环体系。

　　物资分类：各科室、部门所需的各类财产物资（除药品、图书、医疗设备、器材外），包括五金杂什、印刷品、办公用品、一次性用品、被服类等，均由后勤科统一负责采购、印制、调拨、供应、管理和维修。 后勤科所管理的财产，物资应建立健全账目，由专（兼）职物资管理员、采购员、保管员负责管理、采购、保管，定期或不定期清点实物，核对账目，做到账物相符，既保证临床所需，又不积压、损坏、变质、霉烂。后勤科应指定专人经常深入临床科室了解所需，并指导和协助科室管好、用好各类物资。

　　科室申请人：每个科室都有唯一的科室申请人，并相应分配有唯一的权限，可以进行物资的网上申领工作。科室里的各项物资申领都必须经过此申领者汇总，统一进行网上申领。

　　申请时间：各科室所需的物资，每月将分三次申领，申领者分别于每月10日、20日、30日前将物资计划通过职工查询系统中的物资申领模块进行网上申领。

　　后勤采购：后勤采购者相应于每月10日、20日、30日下午三点进行领用申请单的汇总审核。具体方法为通过HRP系统的库存管理模块中的领用申请单，即可看到所有科室的领用申请单，经物资采购员审核通过，并按照供货商进行分类汇总后，生成采购订单，并下单给相应供货商，进行物资的采购工作。同时，将当期物资的领用申请单打印出来，交给仓库管理员，以便进行物资的发放工作。

　　供货商发货与入库：一般在1到2个工作日后，采购物资将全部到货，进行仓库的入库处理。仓库保管员根据对应的采购单，进行物资的清点，确保采购物资的数量与质量均符合要求，然后进行入库并分类上架，做好出库准备。

　　仓库发货：仓库管理员根据当期的物资领用申请单，按照科室进行物资的分配发放工作，发放时需确保发放物资数量与规格的准确性，避免错发漏发。发放物资时，需根据领用申请单，与科室收货人进行核对，核对无误后签字查收，并留下存根，以便后期查验。

　　物资清点：发完货后，仓库管理员需进行物资的清点工作，查看是否有多出的物资，并相应记录。由于仓库使用的是零库存管理，除少量应急用品（如抽巾纸、水杯等）允许有少量存货以备不时之需，其他物资均应保持零库存，方便管理。

　　出入库审核：后勤采购者进行相应批次物资的出入库，并另配专人审核通过，至此完成一次物资的采购与出入库全程。

　　特殊情况：由于某些特殊原因，科室可能会需要紧急临时申领一些物资，遇到这种情况，可以直接电话联系后勤采购者，经过后勤领导同意审核后，可直接进行采购，无需走网上申领的流程，进而节省大量时间，保证科室工作的正常运行。直接进行采购的物资将会在以最快地速度有供货商发货，到达仓库后，发货给需求科室。需要注意的是，这种临时添加的物资申领，需要仓库管理员开具一份领物单，详细注明申领科室及物资详细情况，并交由收货人签字验收，方便后期入账。

　　工作服管理系统

　　仓库除了有办公用品、五金杂什及印刷品等物资外，还有一个，也是唯一一个不是零库存的物资储备，就是工作服。苏州大学附属第一医院的工作服实行四年更换制，即四年期满，职工就可以自行到后勤仓库进行工作服的更换。

　　工作服更换系统现状

　　一直以来，医院的工作服更换都是采用纸质存档的方式。职工进入单位工作时，可至后勤仓库领两件工作服（分冬装与夏装），并且仓库管理员会给每位职工分配唯一的洗衣号，并将这次发放工作服的日期及明细记录在案。四年后，职工可凭该洗衣号至仓库申请更换工作服，仓库管理员查阅洗衣号档案，确认该职工符合工作服更换条件，即可换发工作服，并将此次记录编辑入册，以此类推。

　　面临问题

　　由于现在实行“一院两区，同步运行”的机制，医院职工分布于两个院区，出现了工作服更换的问题。

　　由于医院职工的不断增加，现洗衣号已经排到了 5639号，采用纸质存档的方式压力已经越来越大，且由于是两个院区同步运行的模式，纸质档案只能存在于一个院区，另一个院区的职工想要更换工作服时，必须打电话至本院查询，不方便也不快捷。同时，纸质的存档无法做到更换记录的实时同步，存在两个可更换工作服的仓库，就意味着理论上职工就会存在两次换取工作服的机会，容易导致工作服的重复更换，因此，制作一个电子档案的需要势在必行。

　　改进方法

　　电子档案的优点在于可以实现两个院区的同步实行，实时共享资源，比纸质档案易于保存、环保，也可以通过程序设计实现各种附加功能，包括分类汇总（可根据工作服的不同种类规格进行分类），统计库存（可将更换的工作服数量与库存挂钩，进而实时更新工作服库存数据，方便查阅以及实时监控工作服库存数据，进而适时进行工作服的预定等工作）。

　　未来发展

　　未来，我们也可以将这个模块加入到每个职工都有的职工查询界面中，这样一来，每位职工都能够自行查阅到自己工作服的更换时间，不用去仓库或是电话查询才能知道自己是否已经满足更换条件，省去很多麻烦。当然，除了仓库管理员有权限进行职工工作服更换记录的修改，个人的职工查询里面是没有权限进行增添或修改的，提供给各个职工的是具有只读性的一个页面，保证了数据的准确性。

　　苏州大学附属第一医院  李雯