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基于自助报销机医院费用报销流程优化

作者: 田登峰 21年02月23日 阅读:720 来源: 原创

  一、引入自助报销机达到的效果:


  自助报销机接电联网,支持使用智能手机、平板电脑、智能报销一体机、APP等终端互联互通,智能填写报销单据,并且能够进行实时多渠道审批操作,自动对接预算,按内置规则智能识别+智能审批 +数据分析,实现业务真实性、票据合规性、单据完整性、金额准确性、预算准确性、借款及预付款及时核销、审批透明性、报销单据规范性。


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  二、自助报销机设计基本原则


  A、对于职员来说,是不是报销更方便了,是否能做到不用贴票、是否可以随时查阅进度,早日收到款项?


  B、对于医院领导,是不是审批更智能了,系统自动检测违规费用、业务真实性,是否能钻取清晰透明的费用原始场景和数据?


  C、对于财务,是不是审核更智能了?是否有预算控制、数据报表、自动生成凭证以及审批流程的自定义等功能?


  三、智能报销机主要功能说明


  (一)总体硬件要求


  21.5电容触摸显示屏;支持二维码识读;支持80mm凭条打印;支持视频监控录像;智能电控锁设计(自动锁屏);支持无线通讯;支持信息识读;密码锁设计。


  (二)各部件功能说明


  1)二代身份证读卡器、指纹识别器或者IC卡(工牌)识别器:支持人脸、指纹、磁卡、账号密码等市面上可见的身份认证方式,读取身份证信息,与系统内置的人员信息进行比对校验,属于医院员工即可登入系统,获取人员所属科室,职务,预算管辖信息,同时可以摄像头人员匹配是否一致,不一致的属于代为报销,智能屏提醒。


  2) 摄像头:获取人员头像信息,同时核实与身份证头像进行匹配是否为同一人,不一致需在液晶屏上提醒使用人是否代为报销,即制单人与经办人(报销人)不为同一人。一般财务费用报销原则是报销单必须提供报销人的银行账户信息。支持录制小视频,全程跟踪报销人的报销视频信息。


  3)液晶屏:显示报销单信息,填制时间、提交时间、费用类别、发票信息(分类统计张数,金额)、审批流程信息、当前审批人,审批结果、对应预算信息、打印按钮等。液晶屏主要功能按钮:发票扫描、验真查重、发票上传、生成报销单、打印报销标识信息、查看报销审批情况、打印报销单等。支持智能票据识别、智能填报、智能稽核与核算、票据纸电一致、票据收纳与封装


  4)凭条打印机:打印本次扫描发票类别及张数,并分类统计金额。


  5)二维码扫描器:可以扫描报销单据信息,直接展示在电脑、PAD等终端


  6)文件投入口:报销人将报销信封贴上信息单,审批单和原始发票封好投入报销机文件柜。


  7)发票扫描仪:单张或者批量对发票进行扫描,支持不同类发票同时扫描,可实现对全国增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子发票、增值税卷式发票、机票行程单、火车票、出租车票、定额发票等的精准识别,识别单张票据的时间以秒计算,效率和精准度是人工录入方式所不能及的。对接国家税务总局抵账库,实现发票秒级查验、防重、辩伪。已扫描数据分类自行保存文件夹到手机APP。支持夜间发票扫描,建议配置补光灯。


  8)标签打印机:打印标签贴在信封上用于标识报销信息,(可以提供部门、人员、报销单号、报销日期、发票张数、合计金额等)。


  9)信封出口:报销人在智能屏上点击打印信封按钮,于此处获取用于装报销资料的信封。


  10)智能芯片:对各子元器件进行控制,内置人资信息(编码、姓名、科室、职务、身份证、联系方式等),内置报销制度、标准和审批流程及规则,与预算对接,与银医直连对接(若有),与手机APP对接,基于海量数据库,利用深度学习技术及算法迭代模型,基于卷积神经网络深度学习算法并应用于后续业务。


  四、主要业务流程


  1)发票扫描管理:报销人员在手机端上智能采集、拍照、上传票据获取报销信息,基于OCR+AI智能识别分类票据,精准识别国内外海量票据。对规范的发票进行票面信息提取,包括发票号码、发票代码、密码、金额、明细等。


  2) 发票夹管理:未核验、已核验(已报销、未报销)按发票类别文件夹列示张数、金额,点击可以查看发票详情。


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  3) 审批标准设定。自助报销机机器内置医院、财政、主管部门发布的最新差旅、培训、会议开支标准,规范差旅、会议、培训报销支出限额,按部门内置预算费用项目金额。根据部门及费用项目匹配预算项目编码及具体项目预算金额。系统自动根据报销人的级别、天数计算出报销控制额,严格控制实际报销金额不能超过报销控制额及费用预算,费用支出后直接扣除预算金额并传输数据至预算系统。


  4)主要报销审批流程:


  ⑴报销单填写,根据扫描的发票信息手机端自动生成报销单,允许人工修改完善。一般制单人即为报销人(经办人),代为科长报销,代办人为制单人,经办人为科长,填写报销单必须取得科长身份证(工牌等身份信息),


  ⑵报销单无误后提交审核,在手机端提交审核,提交后自动生成报销单号;


  ⑶完成OA审批后,去自助报销机进行二次票据扫描、审核和校验。以报销人身份证为关键字,索引部门、职务信息、对应的报销标准、预算等报销信息;


  ⑷自助报销机打印报销审批单,报销人将报销审批单和完整的报销原始单据分类装入自封袋;


  ⑸报销人将已封装完整的报销单据投入报销机文件柜。


  ⑹审批主要流程:


  报销人 →部门领导  →院领导审批→自助报销机核验(预算、票据校验、报销核验)→财务审核→出纳付款


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  5) 财务费用岗去自助报销机提取报销单据并粘贴报销审批单和原始票据,同时将已打印报销审批单据与发票给财务领导签字。(实行电子签名的话,手工签字可以取消,部分医院领导还是要求手工签字的,增加此环节)


  6)财务领导签字后将电子报销审批单与原始票据交给出纳付款。


  7)出纳根据单号查找电子单,审核电子单并打印支票或者网银直接支付或者直接对接银医直连系统(若有)。审核后系统自动登出纳账。出纳付款完成后付款数据直接回写到预算系统,扣减相应部门相应项目的预算数。


  8)出纳将已盖“付讫”章的报销审批单据与发票交给会计,会计根据单号查找电子单,生成正式凭证(或:出纳审核后自动生成正式凭证)。


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田登峰
简介
高级会计师,现供职于福建亿能达信息技术股份有限公司,任医院管理研究院财务顾问。 主要研究方向:医院财务管理、预算管控、成本控制方向,聚焦医院运营流程优化、内部控制实施、业财融合、智慧财务、精细化管理等领域的最新动态 。
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