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连锁医疗集团如何用好视频月例会这个运营管理工具?

21年09月08日 阅读:2672 来源: 李玉原创

  连锁医疗集团在全国范围内开设医院,日常运营由各地医院总经理负责。由于分支机构数量众多,而且异地办公,沟通成本高。


  为解决沟通效率与沟通成本问题,连锁医疗集团一般采用视频会议方式,定期召开运营月例会,以便定期了解各医院的运营情况、方便各医院互相学习、提高各医院运营水平,同时传达集团的经营指示。


  运营月例会组织的好坏,不仅关系着集团管控各医院的效率,而且影响着各地医院的运营效果。因此,如何组织好运营月例会,是集团运营管理部需要认真研究的问题。


  笔者有过数年的集团运营视频月例会的组织主持经验,管控的医院数量二十余家,对于如何组织好运营月例会,笔者总结了一些经验,供大家参考。


  汇报材料模板要精心设计


  召开运营月例会之前,集团运营管理部要向参会的医院总经理下发《运营月例会PPT模板》,要求参会人员按照模板填写,这样做的好处很明显,一方面,格式统一,方便对各医院进行横向比较;另一方面,可以引导各医院总经理关注运营重点,少说废话,提高效率。


  既然模板是引导各医院总经理运营关注点的风向标,那么模板的内容就显得至关重要。通常,除了汇报月度初诊量、复诊量、消费金额、成本、费用、利润数据,以及业绩环比、同比增长率这些常规指标以外,还需要医院总经理重点汇报以下内容:


  各科室盈利情况分析。


  各广告投放渠道投入产出比分析、存在问题分析。


  电话咨询、网络咨询效果分析、咨询人员节能分析。


  品牌活动传播效果、市场落地活动投入产出比、促销活动效果分析。


  网络负面监控及负面处理情况。


  客户满意度及客户投诉、医疗纠纷情况。


  老客户维护情况、老客户转介绍情况。


  运营团队情况、培训情况。


  本月成功经验分享。


  本月存在问题与改进办法。


  下月目标与重点工作计划。


  对于以上内容,不仅要有数据展示,还要有原因分析与应对办法。


  集团运营管理人员收到汇报PPT后,可以全面了解医院月度运营细节、存在的问题及改进方向。对于有疑问之处,可以提前画出,以备开会时提问。


  会议主持技巧是关键


  运营月例会一般由了解各医院具体情况的集团副总或集团运营管理部总监负责主持,各医院总经理按照顺序,依次汇报。


  主持人除了进行开场、衔接各环节以外,最重要的是对于各医院的汇报内容进行点评,哪里做的好可以推广,哪里做的有问题需要改进,尤其是汇报材料中说的不清楚的地方、有疑问的地方,主持人应要求相应医院的总经理进行现场解释、说明。


  主持人点评,基本是运营月例会的核心环节,这既代表了集团对于各医院运营情况的评价,也传达了集团对于各医院下一阶段运营的要求,是实现集团对于各医院有效管控的重要途径。


  参会人员范围适度放宽


  集团运营月例会参会人员范围,在集团层面,除了集团CEO、集团运营管理部总监,还会根据议程安排,邀请集团财务、HR、信息、医疗、审计等部门负责人,与各医院管理人员进行专项沟通。


  在医院层面,除了医院总经理、运营总监以外,还会邀请品牌企划总监、市场活动总监、客服经理、相关科室主任等参会,一方面,可以让医院管理层直观的了解集团的运营要求,学习其他医院的优秀经验;另一方面,可以提高沟通效率,让集团运营管理人员就具体问题,直接与医院具体人员沟通。


  软硬件条件要保障好


  召开视频会议最常遇到的问题有两个:一是网络带宽问题,视频画面及声音质量差,影响沟通;二是有个别医院未提前进入视频会议系统,导致其他人都在等待,耽误会议进程。


  因此,视频会议保障,主要做两件事,首先是在视频会议期间,集团及各医院的网络带宽要有限保障视频会议使用,限制其他的耗费带宽行为。其次是要求各医院网络人员,在会议开始前20分钟开始测试网络,接入视频会议系统。


  在视频会议期间,也要求集团、各医院都安排网络人员随时待命,及时处理突发的网络故障。


  做好会议内容保密工作


  运营月例会涉及的内容,均为集团的核心数据与经营机密,因此务必严格保密,会议期间严禁录音录像,禁止带手机、录音录像设备进入会议室,会议材料严禁外传。


  另外,对于参会人员,要持续开展保密教育工作,确保会议内容不外泄。


  落实好集团领导的指示


  召开运营月例会时,对于各医院的日常运营业绩督导、问题整改、经验推广、资源协调等问题,一般由会议主持人与各医院总经理沟通。


  对于集团运营目标、整体策略、运营思路、重点运营要求、重要项目、激励政策等重大事项,一般由集团CEO在会议的最后环节进行宣导、沟通,这些事项是实现集团战略的具体支撑,是集团运营管理部要确保落地、高效执行的重要任务,


  因此,每次会议结束,集团运营管理部要做好会议纪要,列清集团领导的重要指示,并在日常运营管理中,督导各医院严格执行,落实指示。


  以上是笔者关于运营月例会这个重要管理工具的一点经验之谈,欢迎朋友们多多交流,共同探讨,一起进步。


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李玉,11年连锁医院从业经验,历任医院市场营销总监,医疗集团网络商务总监、运营管理部副总、市场营销中心总经理。管理营销团队数百人规模、年营销预算亿元规模、年初复诊收入十亿元规模。熟悉医院初创期、快速发展期、成熟期营销要点。擅长妇产儿、IVF、月子会所、医美科、口腔科、眼科营销。两次创造孕妇瑜伽吉尼斯世界纪录、多年组织中国母婴健康促进行动、发布中国首部无痛分娩白皮书、成功处理贺...
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