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医院行政事务应该如何去管理?

22年11月09日 阅读:1561 来源: 王杨转载 IP属地:安徽省

  随着信息技术在我国的普及,各类信息化技术手段在医院中不断应用,极大地提高了医院的办公效率,对行政办公模式的变革产生了深远的影响。HIS、EMR、PACS以及无线技术的应用改变了医院的运营模式,显著提高了医疗业务效率。但是,医院除了医疗业务之外,还有大量的辅助管理业务,比如行政办公、科研、教学、医患关系管理、继续教育等,这方面的业务也急需相应的信息系统来提高管理效率,这些领域就是办公自动化(office automation,OA)的用武之地,好的OA平台可显著提高医院辅助管理方面的效率。管理的基础是信息,缺乏信息的支持,管理就是空中楼阁。HIS、ERP等信息系统使医院运营管理精细化,OA使医院行政办公、科研管理、教学管理等辅助业务的管理精细化,在完成日常管理业务的同时,可进行各种统计分析,不断改进管理。


  公文流转


  (一)原始审批流程及问题


  公文流转是办公文件从拟稿到归档并在各职能部门之间逐级审批的流转过程。在系统未上线时以某科室立项审批流程为例:首先申请人草拟立项申请书,打印出来给科主任批阅,若科主任不同意则重新拟稿,如果批阅通过则将批件递到院长办公室人员审核,院长秘书会将批件分发到分管副院长处批阅,副院长批阅后再交给秘书,秘书再转给主管院长批阅,批阅通过后再由院长办公室分发到相关职能科室备案,同时通知申请人立项已批。以往日常公文处理在医院的行政工作中是一项繁杂而重要的工作,很可能会因为个人文件管理不当,产生文书遗失,过时而未批阅,或者上级领导出差在外,无法及时批阅等状况。传统意义上的数据文件是一份份厚重的文件档案及各种纸质文件,要查询一份有效的历史数据就要到归档文件的部门,再去查询归档的日期,找到归档的文件,耗时又烦琐。


  (二)系统实施后流程分析


  公文流转的模式一般可归纳为以下4种:直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。


  1. 直流模式  是最简单的流转模式,表示文档在人员之间一对一的传送,通常用于申请审批类流程,如一份开展新医疗项目的申请经临床科室主任批示后直接交给医务部主任处理。


  2. 分流模式  表示医院中人员之间一对多的传送,比如上级医疗管理部门发的文件让各职能科室主任阅读。


  3. 合流模式  表示医院中人员之间的多对一的送达,如医院院长办公室主任分发给多个职能科室主任的文件经不同的科主任处理完成后汇总给院长进行查看批示。


  4. 回流模式  表示公文流转过程中可能会出现的退回、重做等情况,从而在流程中形成回路,这种情况也十分常见。


  这些最基本的流进行一定的排列可形成更复杂的流,进一步提高公文流转的科学化、制度化、规范化水平。


  系统运行后公文审批的流程变得透明化、简易化,提高了效率。再以立项审批流程为例:首先申请人在系统提交立项申请表单,系统将申请流转给科主任审批,在规定的时间内科主任批阅流程,同意后转给院长办公室秘书中转,院长办公室秘书将批文转至分管副院长审批,分管副院长批阅后由系统转至院长审批,院长批准后回传给院长办公室秘书分发,最后将文档归档。


  引入系统后,流程再造的效果如下:①电子化审批:审批过程规范,无须往返来回,效率显著提高;②流程信息透明化:领导审阅情况、批示情况、批示时间一目了然;③流程数据统计:为流程优化和改进,以及各种考核提供数据支持;④审批流程自由定义以及解决了多身份情况下的流程问题;⑤让医院公文处理人员从长期繁杂的文件办公事务中解放出来,大大提高了工作效率并降低了行政成本。


  信息沟通


  (一)沟通现象及问题


  沟通不畅问题存在于部门之间、员工之间。以下达通知或公告为例,之前的做法是在宣传栏张贴通知,如果遇到紧急通知则要打印多份,让工作人员派到各个科室的负责人手上,再由负责人传达到其所在科室的所有人,这样存在信息传递延迟的问题,而且还不能保证覆盖所有相关人员。同时,还存在信息送达状态不可预知的问题,当通知和公告传递出去后,无法知道查看信息的具体人数,沟通效果大打折扣。


  (二)系统功能


  OA系统上线后,系统可实现以下功能:


  1. 重大通知可通过通知公告宣布  每个职能部门、临床科室都建立了一个“频道",以及一个或多个“栏目”,通过权限控制,让每个科室自行发布通知、公告、新闻等信息,重要信息自动推送到医院门户网站首页的相关栏目。推送到网站首页的内容需经过审批流程,一般由宣传科负责审核内容。


  2. 个人与个人可传阅信息  传阅信息是指某个用户发送信息内容给其他多个用户,信息可包含文件附件,传阅类似于邮件,参与传阅的人都可以看到每个人对传阅内容的状态,状态分为未开封、已开封和已阅3种:①未开封:表示此人未查看信息;②已开封:表示此人已查看信息,但未发表意见;③已阅:是在已开封的基础上发表意见。这种沟通方式用于一对多沟通,同时还可了解沟通对象的意见。


  3. 即时消息提醒功能  即时消息提醒是当用户向多个用户发送信息提醒,系统会向接收用户弹出提醒框,接收用户还能即时回复信息,这种沟通方式与传阅有些类似,但区别在于传阅有单独的界面查看每个用户的回复,而即时消息则没有。


  4. 对话功能  对话指的是一个用户发起给另一个用户沟通的邀请,接收方同意邀请后,两个用户会在同一个界面上进行即时沟通,和目前流行的即时通讯工具类似。


  5. 短信通知  上述几种沟通方式都是需要用户登录OA系统后才能查看到相关的信息,而大部分时间医院的用户都不会长期在线,所以如果有紧急通知,则需要通过OA配置的短信网关通道将信息发送到指定用户的手机上,短信通知需要付出短信费用,非紧急情况不会使用。


  信息系统保证了沟通的有效性,降低了沟通中出错的机会,从而有效地降低了医院的行政管理成本。


  资源管理


  (一)组织架构管理


  组织架构信息是审批流程的基础。比如在医院中临床科室的某项业务,先由科主任审批,再经大科主任审批,然后再经分管院长审批。这项业务的审批就需要医院组织架构信息的支撑,工作流引擎根据组织架构信息将一项业务自动推送到相应领导处进行审批。如果组织架构信息不完整或者有错误,那么这项业务的审批流程就走不下去。其次,医院组织架构信息也是权限管理的基础。比如,在考勤管理中不能操作其他科室的考勤,在薪资模块中部门负责人可查看本部门人员的薪资数据,诸如此类的权限控制要求都依托于医院组织架构信息。


  (二)会议管理


  1. 原会议安排流程及问题  原申请会议流程:职能部门填写会议申请单提交到办公室,内容包括会议地点、会议时间、与会人员、会议内容。然后由办公室审核,需查询相同时间内同一会议室是否已被占用。在会议结束后会议记录员要提交纸质会议纪要到办公室。上级领导审核会议纪要,不合格退回会议记录员处。领导审核会议纪要后,撰写人复印会议纪要,发送会议纪要给各个与会人员。会议流程结束,相关资料由办公室归档。医院的会议存在着会议室管理难、效率低、记录离散等问题。①会议室管理难:是因为会议室占用信息不透明,会议申请者无法及时知道会议室的使用情况,通常需要询问相关管理部门,而管理部门也有可能出现安排会议出现冲突的现象;②效率低:表现在会议申请到审批下来的过程长,同时会议日程无法提前告知参会者,让参会者准备不足,往往出现在会议上询问一些基本的问题,导致会议效率低下;③记录离散:表现为会议纪要不能集中保存和查阅,会议主办科室提交会议纪要时间差异很大,甚至有不提交的现象。


  2. 系统实施后流程分析  通过OA系统填写会议申请单提交到办公室,内容包括会议地点、会议时间、与会人员、会议内容、记录人、主持人、经手人。办公室通过系统审核。审核后自动发布会议通知,与会人员上系统后将收到通知。会议结束后会议记录员在系统上提交会议纪要,自动提交到上级领导处审核。上级领导审核会议纪要,不合格退回会议记录员处。发布会议纪要给各个与会人员。会议流程归档。


  3. 系统功能  会议申请、审批、通知与会人员、撰写会议纪要、会议纪要审核与发布都在线上完成,使整个会议管理流程透明化。直观监控会议室某段日期内使用情况,会议冲突自动检测。能够一次申请多时段的会议。能够查询单日会议室使用情况。


  (三)车辆管理


  1. 原车辆管理流程及问题  原车辆管理流程:填写车辆使用申请单,内容包括:使用时间、需载人数、是否需要回程等内容。将申请单提交到本科上级领导处审核,领导审核并签字。然后将申请表发还申请人处。提交申请单到车队。车队安排车辆及司机。在无系统支撑的时期存在一些问题,主要表现在:纸质派车单满天飞,流程管控混乱;无法准确统计与分析车辆出车情况、维修情况、费用情况;用车费用无法快速分摊到使用科室。


  2. 系统上线后这些问题得到了规避,主要具有下列功能:在线完成用车申请、维修保养,提高了工作效率;能够翔实登记行程数据、费用数据和事故情况;灵活分析出车次数、事故情况、燃料费、路桥费、修理费等各种数据;建立车辆档案,详尽记录每辆车的基本情况、维修情况、用车情况、费用情况等。


  (四)档案管理


  档案管理包括档案收集、档案整理、档案借阅三大流程,在传统手工流程中,档案管理工作是繁琐的,而且很容易出现档案遗失,同时,由于档案文件无法数字化,存档用地非常大。使用了档案管理子系统后,大部分内部档案都来自于OA的流程归档数据,上级单位的文件可通过OA的收文管理进行整理后归档入库,系统将自动完成档案收集工作,档案管理员只需对档案进行分类和编码。档案的借阅则可利用OA借阅流程,从申请到批准借阅都可顺畅执行,每个审批环节都有记录,而且由于档案文件数字化,可提供多人借阅一份档案的服务。


  来源:医信通

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