一、主动汇报不要等上司问了你才说

　　情景：

　　晨曦工作4年了，平时工作认真谨慎，兢兢业业，业绩也不错。但是他比较内向，不善言辞，同时性格比较好强，觉得把自己的工作做好就是完成任务了，平时不愿与上司接触。就这样，晨曦虽然在工作中的表现一贯不错，但是始终得不到上司的赏识。

　　和晨曦相反，他的同事王明就非常喜欢和上司沟通，经常找上司汇报工作，一天一小汇报，一周一大汇报，每个月还在上司没有要求的情况下交一份工作心得和总结。

　　公司接了一个大客户的单子，上司非常重视，把这项任务派到晨曦所在的部门。晨曦也非常激动，认为终于有机会做一个显示自己能力的案子了。但是出乎晨曦的意料，在晨会上，上司宣布这个案子的主要负责人是王明。

　　晨曦找到上司，问：“为什么是王明？他的能力明明不如我。”

　　上司回答：“因为王明汇报工作积极主动，他会随时让我了解他的动态。虽然他能力不是最强的，但是他的状态永远可控。这个案子太重要了，如果交给你，等于全权委托给你，你不会每天都向我汇报、使我掌握你的进度。这样风险太大，我不放心。”

　　晨曦无奈地从上司的办公室出来了。慢慢地，他好像明白了什么。

　　情景分析：

　　有人认为：我每天做好自己的工作就可以了，为什么还总是要汇报工作？汇报工作只是一种形式而已。

　　这是不清楚自己的工作内容的表现：汇报工作不是工作的形式，汇报本身就是工作。汇报工作本身就是你职责的一部分。

　　企业中的成员分3个层次：高层、中层和基层。高层的特性在于“想”和“说”，需要思考大局，并把自己的想法传达给下属。中层的特性是“说”和“做”，这个“说”就是把工作汇报给上司，然后带领下属去“做”。基层的特性在于“做”与“说”，“做”就是做事，即执行上司的命令，“说”就是“汇报”。

　　因此，不管你是企业的基层还是中层人员，汇报都是你工作中非常重要的一部分，都是你不能推卸的重要职责。

　　做事在前，你得先做，然后再汇报。对基层员工来说，虽然做在“说”前，但是说和做同样重要。

　　每个合格的员工都是善于汇报的。因为在汇报工作的过程中，你不仅履行了自己的义务，还能够得到上司的赏识和指导，这一切都有助于你更快地在职场中成长。

　　很多员工在向上汇报和沟通的时候，常常表现出自卑和胆怯。上司都是很忙的，有时会忽视和下属的沟通，因此很多下属就以为沟通的主动权掌握在上司手中，上司不找自己，自己就可以安心地不主动沟通和汇报。还有的人因为性格内向，害怕和上司沟通，信奉“多一事不如少一事”。长此以往，不仅会给上司留下一个沉闷、无能的印象，还会影响自己开展工作。要改变行为，首先要转换心态。

　　你的工作不是为上司负责，而是为自己、为企业、为工作本身负责。主动沟通汇报是你工作的职责。当你的心态改变时，主动汇报就不是什么问题了。

　　二、每个上司都希望自己的下属能够像时钟那样主动、精确、准时地汇报

　　上司希望你能够如何汇报？

　　每个上司都希望他的下属能够像时钟一样，主动、精确、准时地汇报。只有他等你主动汇报等不及了的时候，才会去问你，所以当上司问你时才汇报，那是你的失误。

　　汇报工作也是你和自己的上司建立信任的过程，你主动汇报，说明你尊重他。企业的管理者永远离不开的两样东西是他的上司对他的信任和他的下属对他的信任。

　　上司如何判断你是否尊重他？一个非常重要的指标就是你会不会经常性、习惯性地主动向他请示、汇报。你的主动汇报，就是对他的尊重。

　　如果你不主动汇报，你的上司就会有疑问。那些心胸相对开阔的上司只是会因此担心你的工作状况，认为你是因为太忙了导致疏忽，是无心之失。但是大多数上司会这样猜测：他不汇报是出什么事情了吗？是出了无法解决的问题，还是他眼里根本就没有我这个上司？

　　你肯定不希望上司这样猜测你。因为他如果认定你不可靠，倒霉的肯定是你。无论你的资历有多深、能力有多强，你都只能在你上司的支持和允许下工作。没有上司的支持和允许，你是不可能顺利地开展工作的。那么，你应该在什么时候主动汇报？具体来说，如图1所示。

图1 什么时候需要主动汇报

　　三、根据上司的偏好调整你汇报的频率和内容

　　不同性格的上司有着不同的工作方式和行为模式，这些行为模式也包括了不同的听汇报的习惯。因此，你要站在公司和上司的角度思考和汇报。

　　你汇报的内容和方案，应该是站在上司的角度详细考虑过的。

　　例如，在汇报问题的解决方案时，大多数员工只从自己的角度出发，考虑“我需要干什么”；而成熟的员工则会从上司的角度思考和汇报，从上司和公司的立场考虑如何解决问题。

　　例如，在遇到问题时，员工的着眼点常常是“解决眼前的问题”，所以汇报的方案通常围绕“如何解决这个问题”。但是对企业的上司来说，一个问题的解决并不是结束，如何在以后避免类似的问题重复出现才更重要。只有站在公司和上司的角度思考问题，你提出的方案才是有效的解决方案。

　　一次这样做，你会受到夸奖；多次这样做，你会受到赏识；每次都这样做，你会成为公司和上司最可依赖、信任的人才。

　　如果你汇报的时候，上司在忙怎么办

　　例如，你有很紧急的事情需要上司处理，但是上司因为忙不愿意处理，你该怎么办？你有事情向上司汇报：“我想把上周的工作情况给您汇报一下，您现在方便吗？”

　　上司说：“过一会儿吧，我现在有件急事要处理。”

　　你的应对就应该是“那我等您处理完再来”或者“那我一个小时后再过来”。

　　如果上司说：“好的，不过我只有5分钟时间。”

　　那你的应对就应该是“其实，我只会耽误您4分钟时间。昨天的方案我做好了，大概是这么个情况……”

　　如果上司很有兴趣，你再继续说。如果上司什么也没说，表情犹豫，或者勉强回应，那你的应对方法应该是先把方案打印出来交给上司，然后说：“等您看完后我再向您汇报细节。”

　　主动汇报有助于你获取最新的情报

　　在实际工作中，我们经常会碰到一项计划在执行过程中出现问题、不得不进行调整的情况。碰到这种情况时，通常上司会把调整方案告诉员工。但上司也会有出错的时候，如果你能够主动向上司汇报工作情况，你很快就会得到变动的消息；反之，如果这段时间你的工作都是无用功，公司也会遭到更大的损失。

　　主动汇报工作也是获取上司支持和帮助的方法。

　　当你主动向上司汇报工作时，上司会对你的工作进行指导，告诉你哪些地方出现了问题、哪些地方可以改进，以提高你的工作效率。我们在工作当中都会有出现失误的时候，这时你会发现很多问题是因为之前没有和上司沟通才出现的，如果经常和上司沟通，就能避免这些问题。

　　在工作当中，员工对上司的意图理解错误也会导致工作出现错误，造成付出了许多却没有收获的情况。

　　如果因为你的失误让公司遭受了重大的损失，公司肯定要追责，这时矛头就会指向你，因为你做事之前没有和上司沟通，上司并不清楚你的具体工作情况，你需要承担大部分的责任。如果你及时和上司进行了沟通，最后出现了问题，上司就应该承担大部分责任，因为上司了解你的工作，要承担领导责任。

　　准备充分准备充分的材料和备选方案

　　情景：

　　随着新进企业的员工越来越多，某部门要购进一批微波炉，以解决中午员工热饭不方便的问题。这件事交由小赵负责。因为小赵的上司是个非常严谨的人，所以小赵更加严格要求自己，做事尽量做到全面、周到。

　　在上司提了大致的意见后，小赵就开始自己“做功课”，他在计算了需要热饭的人数和热饭时间，并参考了其他部门的情况后，拟定了一个购置微波炉的方案。

　　小赵认为自己考虑得很周全了，结果递交方案后，上司说：“总体思路是对的，但是有个问题：这些微波炉的功率是不是有点大了？你考虑过咱们部门的电压荷载了吗？按照你的方案运作，咱们部门会不会因为电压超负荷而跳闸？你有没有备选方案？”

　　小赵被问得哑口无言。

　　情景分析：

　　作为下属，小赵的表现称得上合格，但是还远未达到出色。虽然他已经尽力了，但是从上司所问的问题中，可以看出他的思考还是不够周全。

　　你可能会问我：如何才能思考周全？

　　我只能遗憾地回答：在一开始，你可能很难思考得像上司那样周全。把事情考虑周全，一方面由你的主观意愿决定（你必须非常想把事情做好），另一方面由经验决定。随着你做的事情越来越多，工作经验积累得越多，你会渐渐成长为一个做事周密、滴水不漏的人。

　　只要你有这种意愿，又愿意朝着这个方向努力，一开始的疏漏和失误并不算什么。你的上司也不会因为你一开始的不周全而责怪你，因为每个人的成长都需要时间。

　　想把事情考虑周全，我能给出的秘诀只有一个：用心去做每件事情。

　　要围绕事件中心（如买微波炉），先准备好充分的材料，查阅资料和指标，以及以往类似的例子。查阅资料的工作能够使你的思路清晰起来，使你对工作方向有一个大概的了解。然后通过周密的思考完善你的准备工作。在此，我建议采取思维导图的方式，列出每个相关的问题和指标。例如，做完每个方案后都问自己：是不是足够完善？还有其他可以补充的地方吗？如果产生问题，那么问题可能是什么？

　　最坏的情况是“一问三不知”

　　在向上司汇报之前，要先全面考虑：上司会问我哪些问题？要提前考虑上司担心的问题，并且准备好你的答案，答案应该是真实的案例和数据。

　　多和上司沟通，了解上司的意图和工作方法，也能够使上司明白你的意图，让你的工作方向不出现偏差。

　　四、效率第一用最短的时间说出重点内容

　　情境：

　　有一次，我帮助一家公司争取一个大客户。为了这个订单，这家公司已经筹备了半年多，但是他们还是没有信心做好最后的汇报，于是请我作为顾问协助汇报。我负责的是最后一个环节—效益环节。

　　整个汇报大约用两个小时，前一个半小时是介绍企业的背景、资金状况、技术等，后半个小时留给我。但是，在汇报的前一天的晚上，公司总裁突然打电话给我说：“老师，完了，对方临时更改了时间，汇报时间要压缩到40分钟，您汇报的时间就只能压缩到10分钟，您看可以吗？”

　　我听得出来他非常紧张，我略想了一下，肯定地说：“来得及。”

　　到了汇报的时候，我准备了一下就开始展示。我用精简的语言说出明确的效益，我可以感受到客户的状态明显不一样了，他的身体从坐直到前倾，只用了很短的时间—所有人都知道前倾是一个明确的表示有兴趣的符号。最后这次汇报当然成功了，合同也顺利签了下来。

　　情境解析：

　　要学会用最短的时间归纳你能带给他人的效益。当你能用最短的时间说出你能带给客户的效益时，你的汇报就成功了。

　　但是，台上一分钟，台下十年功。你可知道，为了那10分钟的汇报，我查阅了几十本书，翻阅了几百个汇报案例，查阅了大量关于这家公司的投资记录，整整准备了3个月。

　　所有看起来简单的成功汇报，都是背后精心设计的结果。

　　另外，要给你的汇报设定一个时间上的目标：如果是面对面汇报，你的汇报最好不要超过5分钟，要用简短的语言在短时内说完简单的工作事项；如果在网上沟通和汇报，最好第一句话就直切重点，如果你一开始就说废话，那么过程会变得松散。

　　假如你在一家全球性的大型企业工作，你会发现你每天的工作内容就是沟通，从跨部门的沟通到跨分公司的沟通。你也会发现很多人的沟通方式太复杂，如前奏太多、后续太长、中间节奏太慢。但是到了更高的层级，人员之间的沟通反而很简单。

　　效率决定人和人之间的区别，越是位于高层的人越重视效率。

　　效率是一笔你可能没有意识到的巨大财富。从现在开始，请注重挖掘它。

　　越短的汇报就越难讲，因为每句都要切入重点。这就要求你在汇报之前考虑清楚：我应该从哪里开始？事情的背景是什么？我说的重点在哪里？方法是什么？核心价值是什么？结构如何部署？这些思考决定了你的汇报效果。你想得越清楚，你就会说得越清楚。在日常工作中，为追求效率，你需要有意识地简化工作汇报流程。

　　简化工作汇报流程，可以减少管理时间，减少内耗。简化工作汇报，能使公司内部的工作效率大幅提升，部门与部门之间沟通所耗费的时间也将大大减少。如果部门内部汇报、讨论一件情要花费一天的时间，那么部门与部门之间的沟通，花费的时间就只多不少，这样就会浪费资源和降低效率。

　　五、结论先行先说出结论，再阐述内容

　　情境：

　　某公司于某年年初制定了年度销售额增长20%、在新市场Y市的市场占有率达到10%的目标。该公司对市场开发一向很重视，市场开发人员的待遇优厚，许多销售员在争取这个机会。经过层层选拔，销售员小冯被销售总监派到Y市开发新的市场。离开之前，销售总监对小冯多加鼓励和期许，小冯也向总监表达了自己开发Y市市场的信心和决心。

　　但是小冯到了Y市才发现，这里的市场竞争非常激烈，大客户已经被市场上的几大本地公司瓜分了，相对来说，小客户受到的重视较少。因此小冯确定了方案：要打开这里的市场，只能先从小客户开始，站稳了脚跟后再慢慢向大客户渗透。

　　小冯埋头苦干了几个月，也取得了一些小小的成绩。有一次，销售总监来Y市出差，顺便视察小冯的工作。

　　小冯喋喋不休地向总监汇报自己这几个月的努力、如何争取本地的客户、打开新市场有多艰难，他想先抑后扬，先诉说辛苦，再告诉总监自己取得的成绩，以为这样总监会对自己刮目相看。没想到，他说着说着，总监突然打断他说：“你还记得咱们公司今年在Y市的销售目标吗？”

　　小冯愣了下，说：“目标是市场占有率达到10%。总监，虽然我还没有达到这个数字……”

　　总监再次打断他说：“那你为什么不把精力放在开发大客户上？围着小客户打转你能做出什么成绩？”

　　说完，总监就离开了。小冯想向总监汇报更多的情况，但是总监已经不给他时间了。

　　总监回到公司的第三天，就一纸调令把小冯调回了总公司，小冯几个月的努力付诸东流。

　　情境分析：

　　案例中发生的这种情况，和小冯平时不注意向上司汇报自己的工作动态有一定关系。但是更重要的是，如果小冯能够一开始就告诉总监自己已经取得了一些成绩，并且汇报自己先开发小客户的意图和原因，他就不会被调走了。

　　汇报工作时要养成先说结论、再阐述过程的习惯，因为上司最关心的就是结果。努力未必能产生价值，只有结果才有价值。

　　电影《时尚女魔头》里，时尚杂志总编听安迪汇报工作时无情地打断她：“我对你无能的细节不感兴趣。”诚哉斯言！

　　越重要的事，越要先说结果。

　　我们对比一下两种汇报方式，如表1所示。

　　表1 两种汇报方式的比较

　　如果你是上司，你会喜欢哪种汇报方式？答案不言而喻。

　　越重要的事情，越要先说结果，不要让上司直到最后才知道你要表达什么。汇报工作的时候，只有你才会关心过程和细节，而上司最关心的只有结果，只有知道结果了，他才会有心情听细节和过程。

　　如果上司听了结果后，什么都没说，你就不必再汇报细节，因为上司的表现说明，对这件事而言，他知道结果就够了；如果上司听了你说的结果后，表现出对事情的过程感兴趣，你就可以从中挑选精彩的地方向他汇报，那些无关紧要的细节就可以省略了。

　　有人汇报工作就像记流水账一样，上司既抓不到重点，也不知道结果，越听越烦，最后给上司留下的只能是一个办事拖拖拉拉、汇报毫无重点、不堪大用的印象。

　　上司也需要通过结果判断事情的性质，了解事情的轻重缓急并思考对策，因此汇报时要做到“先见林、再见树”。

　　先从大的、整体的工作汇报，使你的上司对你的工作现状、进度有个基本概念，然后再汇报你需要他提供意见、需要他拿主意的地方。

　　先对方案有个整体的描述，然后再把方案中具体的项目、条款、期限和人力资源的要求等进行详细的汇报。