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发现问题也似乎不是一件很难的事情,“如果让我真的发现问题,可以找到很多。”
这是一种常见的思维,是把“发现问题”这个过程简单化了。
发现问题,不是简单的“刻意挑刺”,也不是简单的“故意找碴”,而是解决问题流程中,具有决定意义的一环。
“失之毫厘,谬以千里”,不能发现真正的问题及有意义的问题;
会将解决问题后续的步骤,带入误区,甚至造成不可避免的伤害。
其实,一直在思考,到底把今天“校正问题”的这个点;
是放在后续的“分析问题”中去,还是就放在“发现问题”之中。
考虑到“发现真正问题”的重要性,还是将其放在了“分析问题”的系列之中,这是“发现问题”的目标,也是一个重要的考量要素。
Part 1:简单粗暴的方案,真的解决问题了?
例一
一个常见的例子:有人提出这样一个问题,团队里的A经常性的出错,这样一来其他人就必须来弥补A犯下的错误,导致团队的工作效率下降,该怎么办?
第一种回答
如果是你,最常见的回答是什么?
那还不赶快换人,让合适的人在合适的岗位上,这是管理者必须思考的,不用想了直接砍掉就行了,不要让她拖垮了整个的效率;
第二种回答
安排一个人检查A的工作,尽量减少他的失误吧。
上面两种常见的方法,乍看上去解决了问题。
但第一种方法:有可能不是A的原因,而是流程的问题,换人未必解决问题;
而第二种方法,则更是制造了新问题,就是增加了检查人的工作量,有可能连累到检查人的效率,反而更降低了团队的工作效率。
问题到底出现哪里呢?像这样的问题,还有很多,发生我们的身边,看一下例子!
例二
A:员工迟到了怎么处理啊?
Q:这个简单啊,直接按照员工守则,进行处罚呗。
点评:直接按守则处理了,也同时会带来更多的问题:一上午不服气,效率低下,影响服务质量;
向其他员工发牢骚,也影响到其他同事的工作状态;以后面对其他任务时,会唤醒此次的感受,抵抗或不支持;
例三
A:员工差点配错药,应该怎么理呢?
Q:这个简单啊,对这个员工进行深刻的批评,甚至记大过,处以罚金也是免不了的吧;
还要在全员大会上,重点说一下,让其他人也要引以为戒,这也是需要的。
点评:处理的方式直接了当,也似乎是最佳解决方案,可看不到的是:该员工会不会心灰意冷,退出工作;
让医院的气氛异常紧张,处处怕发生错误,被加以处罚,影响全员的主观能力性的发挥及创新力。
在以上的三个案例中,我们明显的感受到:简单粗暴的解决方式,虽然表面有解决了问题;
但衍生出来更多的问题,这种衍生对于组织、个人的伤害更大。
Part 2:翻硬币AB式方案,源于发现问题
硬币有两面,如果不想要A面,翻过来不就行了吗?
这个生活中的常识,在工作与生活中的解决问题的场景中,被我们反复使用。
这个简单,直接××××,不就行了吗?是简单的硬币AB面式的解决方法。
我不想见到这个人?不见他就行了呗,实在不行就躲着;
医院的营业额不断的下降怎么办?想办法提升营业额;
现在这个产品卖不动了?那就退出市场吧。
……
只是把硬币翻过来,在绝大多数情况下都不能够从根上解决问题。那问题出在哪里呢?
我们需要回到“问题”本身:现实状态与理想状态的差距,能否在这个层面找问题的根源呢?
例一分析:A的效率低,要减少A犯错的目标是什么?仅仅是“消除A的工作失误吗”,如果仅此一点,上文中的处理很好;
但放到更大空间内,就应该校正一下了:通过消除A的失误,让包括A在内的团队成员的工作都处于可控的状态,这是我们想要的最终目标。
例二分析:员工迟到了,要对其处罚的目标是什么?仅仅是让其“意识到错误就应该有处罚”吗?
显然不只是这一点,还包括“意识到错误,甘愿受罚,还以更好的工作热情投入到工作之中去”等等很多目标。
处罚不是目的,让员工意识到并能修正部分管理问题,这是我们想要的最终目标。
例三分析:那面对“员工差点配错药”这个问题时,“让其受到处罚,让他人引以为戒”是目标吗?
显然不只是这样的目标,到底是什么样的目标,大家可以思考并留言一下。
问题分析到这里,我们发现:这些后患无穷的简单解决方案,来源于我们“没有发现真正问题”;
而“没有发现真正问题”又来源于,我们对发现问题中的“目标状态(理想状态)”定位不清。
因此,准确的定位“目标状态(理想状态)”就是我们校正发现问题的重要工具。
Part 3:发现问题,从“确认理想状态”开始
快速回顾一下【问题管理】进阶01、02的内容:
1、什么是问题:问题是理想状态与现实状态之间的差距;
2、什么是问题管理:问题管理是指借助问题优化管理,问题驱动改进管理,防范小问题积累成大问题,防范问题变成危机。
与今天的内容,重合理解一下:真正的问题是志在优化管理、改进管理的理想状态与现实状态之间的差距。
这样我们就理清楚了一个简单的逻辑:
发现问题后,需要通过对“理想状态”的再一次确认,来对问题进行校正。
本质上是校正“理想状态”,是简单处理问题,还是具有更高的目标——优化管理、改进管理。
具体来看一下应用的情况:
工作中的问题
面对工作中的问题时,需要提问一下:这个问题的提出,是否是基于优化管理、改进管理的理想目标的;
发现“差点配错药”这个问题,应该要进行一下校正:
如何来优化管理,减少员工配错药的可能,这样就给我们带来更多的思考与解决问题的方向;
也能帮助我们优化管理,彻底减少该员工及其他员工犯同样错误的机会。
生活中问题
面对生活中的问题时,需要提问一下:这个问题的提出,我想的理想目标是什么?
如果面对一个不尊重自己的行为,该怎么办呢?如果简单定义,直接表达或者投诉就行了。
而如果问自己要提出问题的终级目标,其实不是让对方认错,而是“即可以优雅的提示,又不失自我的尊严”,当然,可能你还可以定义别的终级目标。
你可以明显感知到,当用“理想目标”来进行校正时,问题的就发生了变化,解决方式也随之发生了变化。
发现问题,不要着急,此时你的理想目标可能有局限,来用真正的“理想状态”来校正一下吧,否则会面临更多不想遇到的问题。
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