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陈馨贤:精细化述职组织与实施

作者: 陈馨贤 18年11月13日 阅读:974560 来源: 原创

  无论是何种类型的单位都需要对一线的工作有一个比较清楚的了解,对于一个中基层干部而言了解一线的工作情况的最直接的方法就是到现场去进行工作的督导;对于一名高层领导而言,由于其承担职责范围的限制,不可能一天到晚都到每一个工作现场去了解情况。那么,听取中层干部的述职则是一个高层领导了解各个部门工作完成情况的一个很有效的方法。同时,对于一个中层干部而言,也可以在述职的过程中对各自部门的工作完成情况有一个深入而系统的梳理,做好总结与分析工作对下一阶段的工作开展起到积极的作用。所以可以说中层干部的述职对于组织的决策、计划、实施、评估等工作都有十分重要的意义。馨贤在单位里进行咨询的时候发现,一些单位的中层干部述职是存在一定问题的,具体来说:


  问题一:中层干部述职“套路化”,对于一些中层干部而言述职是挺轻松的一件事儿,他们往往不会对部门工作完成情况进行深入而系统的梳理,也很少进行深刻的总结。如果我们有心仔细将他们连续几个周期的述职报告进行比较,我们会发现他们的述职报告十分相似,甚至一些中层干部的述职报告只是将数据换一下,其中的一些句子改了改,述职报告的整体结构是没有太多的区别的。


  问题二:中层干部述职“表面化”,这里所说的“表面化”主要是从述职人与组织方两个角度来说的。从述职人而言,一些干部比较擅长发现问题,却很少从问题的根源去剖析问题,解决问题。因而他们的述职报告给人们的感觉往往很虚,很表面化。从述职组织方来看,述职就是述职,很少会有单位将述职这项工作做得十分精细,给人们一种感觉为了述职而述职。其实我们开展周期性的述职是有很多用意的,周期性的述职可以帮助单位了解各个部门的工作完成情况,可以帮助各个部门的工作协调,还可以帮助我们评价各个部门的工作业绩等等。


  因此,精细化述职组织与实施是十分有必要的,今天馨贤就给大家分享一下如何精细化的对述职工作进行组织与实施。


  第一,明确述职目的


  周期性的述职一般会有四个目的:经验与知识共享;能力开发,提升职业化能力;寻找支持与帮助;通过绩效分析,找出问题,提出改善绩效的行动或措施。各个部门的组织者们可以参与上述四个目的,有针对性的明确贵单位的述职目的。


  第二,重申述职方式


  述职是一个互动的过程,不仅仅只有中层的“述”,还要有组织者们的“听”、“问”、“控”、“评”。首先组织方与述职人约定述职的时间,而后由述职人自行撰写述职报告;在约定时间内述职人根据组织方的指定顺序进行登台述职;接着评委与听众就述职人所说内容进行提问;最后组织方根据述职人的述职情况进行评价。组织方还要对每一个述职人的述职过程进行控制,常规情况下登台述职的时长控制在20-30分钟比较适宜,时间太短述职内容不够深入,时间太长影响进行述职的进度;当然现场提问也需要进行控制,一是提问的问题必须与工作改进有关。二是所有的提问的时间控制在20-30分钟毕竟适宜。


  第三,约定述职内容


  为了让述职能够满足组织发展的需要,述职组织方要双方约定好述职的内容。一个完整的述职报告应该有以下八个方面的内容:目标承诺陈述,注意不要泛泛而谈,需要用量化指标、对工作完成情况也要做到清楚明了;主要业绩行为分析;主要问题分析;面临的挑战与机会;绩效改进要点与措施;能力提升要点及方法;要求得到的支持与帮助。


  第四,建立述职组织


  为了确保述职工作的严肃性与有效性需要建立一个述职评价委员会。述职评价委员会一般会由单位的“一把手”、各个部门的“一把手”、外部专家顾问等根据需要进行选择。


  第五,符合述职程序


  1、每考核期末由单位的高层领导组织召开单位管理者述职报告会。参加人员包括述职评价委员会成员、各个部门的中层以及中层以上干部。


  2、被考核者应在述职会前完成述职报告,会议组织者应将述职报告和考核者年初制订的策略目标表复印多份呈交述职评价委员会每一位成员。


  3、被考核者首先进行述职,述职时间为20-30分钟。随后回答评价委员会和与会人员提出的问题,回答问题时间为20-30分钟。


  4、被考核者答辩结束后,述职评价委员会各位委员根据目标达成情况和述职情况对比考核者做出评价、核计得分,并填写述职评价表,述职评价表统一交给会议组织人员。述职评价会后由述职评价委员会讨论进行最后的综合评价、确定等级。


  5、考核的最终结果应由被考核者确认。


  6、《述职报告》和《述职评价表》由人力资源部负责存档管理。


  任何值得做的事,都值得做好,任何值得做好的事,都值得做到最好。精细化的述职组织与实施是大程度的保证述职的有效性。


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