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医院药品采购管理内部控制中存在的问题及对策分析

作者: 罗克 20年10月24日 阅读:1610 来源: 转载

  采购流程不仅影响一个企业的经营和决策,还可能决定企业的发展前景。由于现今社会市场发展逐渐趋于规律性,整个医药行业的产业结构也日趋稳定,同时,拓展信息技术交流渠道,为优化医药采购模式提供了新的可能性,但由于医药采购的特殊性,使其在采购管理中存在很多问题。因此,医院应加强内部控制,维护人们的生命安全,缓解社会矛盾。


  一、医院药品采购管理内部控制的背景和意义


  社会经济的快速发展为我国医药行业提供了更多机遇,相应的管理体制也得到了进一步完善。近几年,虽然我国的医疗水平不断提升,医疗环境也得到了改善,但是城乡居民“看病贵”仍是目前医疗行业要解决的重点问题。造成该现象的主要原因是医疗药品价格居高不下,导致药品采购成本不断上升。基于此,医院有必要开展药品采购管理内部控制,并结合实际需求管控医疗药品采购成本,降低药品价格,在增加医院收益的同时,缓解人们看病难的问题。同时,政府应扶持医药企业,完善相关法律法规,保障其长期稳定发展。此外,医药企业之间的竞争日益激烈,医院建设速度在不断加快,提升药品采购管理内部控制水平是提升医院竞争实力的重要组成部分,应给予高度重视。


  二、影响医院药品采购管理内部控制的因素


  1、成本核算控制管理体系不完善


  目前,由于很多医院在药品成本管理上缺少完善的核算控制管理体系,药品在采购过程中存在采购渠道复杂、回扣较多、折扣率相对较高等问题。很多大型医院在采购药品时,为了降低采购成本,提高经济效益,一般都从药品生产厂商、配送厂商等处进购,导致供应商之间的竞争压力相对较大。


  供应商为了获取更多效益,往往会采用折扣促销的方式销售药品,最常见的折扣方式有两种,一是明面折扣,折扣金额通常会直接上交医院;二是暗地折扣,大多通过给领导人或者采购人回扣的方式销售药品,并通过药品推销获得一定的提成,不仅会增加成本核算控制管理的难度,还会影响药品采购市场的秩序。


  2、药品采购与临床使用存在矛盾


  一些特殊性药物或者用量较少的药品,在购买一段时间后会由于不经常使用而出现搁置过期的现象,但是如果购置该类药品或者采购数量相对较少,又会导致在临床实验中出现用量不足、缺货、断货等问题,进而影响临床治疗效果,也会增加药品采购部门与临床部门之间的矛盾。以荧光素钠注射液和血液滤过置换液为例进行说明。①荧光素钠注射液一般用于治疗眼科疾病,是眼科中较常储备的药物种类,不过由于用量相对较少,在采购时会限制其数量,但即使这样也很容易出现药品搁置过期的情况,等到再次使用进货时,又会因为缺货导致供不应求,影响临床实验效果。②血液滤过置换液的存储时间相对较短,其在一般医院中的用量极少,药品存放过期现象较为普


  遍,再加上采购成本高,不仅为医院带来了严重的经济损失,还会造成下次采购困难,出现配送不正常等问题。


  3、无法充分发挥内部审计部门的监管评价功效


  首先,医院内部审计部门构建不完善,一些医院甚至没有审计部门,是由其他部门代替的,从而导致无法充分发挥审计职能。其次,即使建立了完善的审计部门及审计制度,但是由于审计人员自身专业能力有限,不能很好地开展审计工作。此外,一些医院审计部门人员虽然拥有很多实践经验,但是由于年龄过大,无法从事相关工作,导致审计工作表面化现象严重,无法有效发挥作用。再次,审计制度统一性差,开展工作缺乏标准规范支持,从而会影响内部审计效果。最后,不重视内部审计工作,开展审计工作时缺乏全面性、系统性,无法及时指出并准确评估医院运营中存在的风险事项,最终无法充分发挥各部门的职责,影响内部审计效果。


  4、缺失风险管理机制


  缺失风险管理机制使医院在风险管理中处于被动局面,无法及时识别和防范药品采购中存在的风险事项,从而不利于医药企业的长远发展。具体来说,首先,医院对风险认知不全面,未设置专门的风险评估机构,无法有效预防和控制存在的问题,降低了药品采购管理的效果。其次,在药品采购风险评估中,由于技术、工具以及方法等不合理性,导致评估结果不准确,不利于提高风险控制效率。再次,医院并未聘请专业风险评估机构开展风险评估工作,导致其无法及时识别药品采购中存在的风险事项,给医院带来了严重的经济损失。最后,随着媒体、网络的快速发展,给医院风险识别和防范工作带来了困难,在风险发生后不利于启动紧急预案,医院处于被动地位,不利于树立良好的形象。


  5、信息化水平不高


  随着信息技术的发展,医药电子商务成为医院行业建设的主流趋势。建立医药电子商务网络需要统一规范物流配送平台,从而更好地进行医药信息交流和共享,提升医院药品采购管理水平。但是,由于目前构建标准的不完善性,平台建设存在一些问题。例如,虽然一些城市医院企业已经开始建立药品编码标准,但只能在限定区域内实行,无法进行有效拓展和推广;因在药品数据库、编码及信息数据管理系统接口等在技术标准上存在差异,导致药品信息流通管理系统多元化、复杂化;受数据信息技术应用范围限制、物流自动化程度偏低、信息化意识薄弱等因素影响,医药企业信息化平台构建存在较多问题,影响了药品流通效率。


  三、医院药品采购管理加强内部控制的主要措施


  1、合理规范药品采购流程


  在药品采购中,医院应做到逐层上报、审批,保证药品采购的合理性。医院各门诊、科室应先将所需药品统计整理后上报给药剂科,经药剂科审查签字后,交由相应的采购人员进行审批,之后再进行采购作业。同时,在药品采购过程中,要按照国家制定的相关标准进行合法、合理采购,保证药品质量。此外,纪检部门、财务部门和审计部门应加大对药品采购科室的监督和管理力度,保证采购工作合法、合理开展,避免损失。


  2、加强药剂科和临床科之间的沟通与交流


  针对药剂科与临床科之间存在的矛盾,医院应进行有效协商,以降低药品采购问题出现的概率,确保顺利开展相关工作。当药品出现滞留情况时,药剂科应提醒相关科室尽量协调使用,以免过期浪费,并通过及时沟通,制订合理的解决方案,提高药品的利用率,减少因过期等问题给医院带来经济损失,确保日常工作有序开展。


  3、验收检查采购药品


  在药品验收中,医院可根据自身条件设立专项部门或者安排专人进行验收,并制定完善的验收制度,确保药品到货后能够有序开展验收工作,保证药品质量。同时,在验收环节内,医院应根据采购单的相关内容,联合各部门共同开展药品验收工作,对品种、数量、规格、质量等内容进行对比和记录,确认无误后方可入库保存,便于各科室领用。为了达到全过程控制的目的,医院必须合理设置各个岗位,明确各个岗位的职责、权限。在这一过程中,还要求采购部有效跟踪药品配送企业履行采购合同的实际情况、配送情况,确保及时供应药品。此外,医院应对整个采购环节进行详细追踪记录,并坚持信息化管理,加强整个采购过程的可追溯性,便于及时找出其中存在的问题及原因,提升管理水平。


  4、建立健全药品委员会和内部审计部门


  医院通过建立健全药品委员会和内部审计部门,能够更好地保证药品采购流程的规范性,减少不良行为,提高采购质量。工作人员在与临床科室核对药品信息后填写药品采购清单,详细标明药品名称、规格和数量等信息,然后交由药品委员会审批。药品委员会还要对药品采购数量进行有效管理和监督,确保药品采购数量,在减少库存占用、资金浪费的基础上,增强供应的有效性,同时通过制定相关管理制度,防止发生采购无效事件。


  5、加大付款控制力度,规范付款程序


  在支付采购款过程中,财务部门必须有效审核付款内容的真实性,核对发票内容,保证款项支付的合理性、合法性,避免出现风险和损失,如发现虚假药款发票,需立即查明原因,及时上报处理;当发现虚假药款发票时,应拒绝向药商付款,避免出现资金损失;对于审核无误的药款发票,则要由主管领导审批签字,财务部门根据审批意见付款。根据国家规定标准要求,药品采购款支付应以银行转账方式为主,禁止出现其他不合规的付款方式,保证医院顺利开展日常工作。


  四、结 语


  药品采购管理内部控制是医药企业开展经营活动的基础和前提,也是不容忽略的重要环节。医院只有重视内部控制,制定完善的管理体系和制度,构建合理的管理机构,才能顺利开展内部控制工作,提高采购管理水平,加强药品供应的及时性,为医院开展日常工作提供助力。


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