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阎利:医院物流管理信息化建设的必要性

作者: 罗克 20年11月26日 阅读:5320 来源: 转载

  医院物流管理信息化建设的必要性


  【摘要】医院物流管理信息化建设是当前深化医改的重要支撑手段,也是医院持续发展的必然趋势。在日常工作中,良好有效的物流管理可以节约成本,提升医院运营管理效率;在特殊时期,完善的物流管理模式可以快速应对医院物资短缺,库存不足等情况。但是仅靠传统物流管模式难以满足当前医院发展的需要,本文以E医院为例,剖析医院物流管理的现状及问题并结合医院实际工作提出解决方案,由点及面,分析医院物流管理信息化建设的必要性。


  2009年3月,新医改随着中共中央国务院发布《中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》正式开始。随着新医改政策的推进,及信息技术的不断发展,医院信息化建设是当前深化医改的重要支撑手段,也是医院持续发展的必然趋势。在医院运营中,物流管理是至关重要的一环。在日常工作中,良好有效的物流管理可以节约成本,提高效益,减少工作量,提升医院运营管理效率;在特殊时期,如本次新型冠状病毒疫情期间,完善的物流管理模式可以快速应对医院防疫物资短缺,库存不足等情况,为医院应对新型冠状病毒疫情提供有力的保障。


  但是仅靠传统物流管模式难以满足当前医院发展的需要,本文以E医院为例,剖析医院物流管理的现状及问题并结合医院实际工作提出解决方案,由点及面,阐述并分析医院物流管理信息化建设的必要性。


  一、医院物流管理现状及存在的问题


  当前医院物流管理已经逐步开始向信息化模式过渡,但是由于医院物流管理存在工作量大,接触面广等特点,院内面临着物资种类繁杂,需求量过大,牵扯部门较多等问题,而院外又要和供应商打交道,存在资质管理混乱,耗材效期管理不及时等诸多困难。因此,现有的物流管理系统并不能完全满足医院实际工作需要,亟需建立更加完善的管理体系,实现物流系统精细化,专业化,标准化管理。在现行的医院物流管理系统中,主要存在以下几点问题。


  1、医院物流尚未实现全生命周期管理


  医院传统的物流管理一直处于粗放管理模式下,没有实现物流从计划到采购到申领直至材料出库到最后付款的全生命周期管理,许多物流管理环节是独立完成的,流程前后没有相互衔接,处理流程时间过长且难以及时发现管理流程中的错漏。外加很多流程需要工作人员线下进行,审批签字程序繁琐且人为因素影响较大,容易出现物资的“跑、冒、滴、漏”等现象。


  在新型冠状病毒疫情防控期间,仅靠传统的物流管理模式,繁复冗杂的工作流程难以应对防疫物资库存不足的情况,库存响应是否及时是疫情防控工作的关键点。


  2、各部门之间协同发展程度较低


  在医院现行的物流管理模式中,物资耗材的管理部门、临床使用部门、核算财务部门以及物流信息管理部门等是相对独立的,由于涉及部门较多,数据量巨大,涉及多方面,多学科,多部门,物资管理专业跨度大,部门彼此之间没有足够的信息沟通来进行资源信息共享,极易形成信息孤岛。而随着当前医院精细化管理的要求,物资耗材管理部门应与各部门协调作业,院内面向临床、医务、财务、信息等部门,院外面向供应商、政府职能部门,逐步成为医院物资管理资源信息的周转中心。


  3、供应商资质管理难以达到标准化


  医用物资、耗材管理不可忽视的一部分便是对于供应商资质的管理,这是医院物流管理的特殊性,供应商提供材料时,为代理经销商的必须提供的产品的合法有效授权及相关资质。但是医用耗材种类繁多,供应商的资质证明材料等更是数量庞大,单纯依靠人工管理无法确保供应商资质处于有效期内,也很难进行及时预警或提醒供应商更新资质证明材料,极易导致资质管理混乱,难以满足工作需求。因此,信息化建设急需实现耗材的资质管理。


  4、高值耗材管理不足


  高值耗材的主要特点为:直接作用于人体,对其安全性和可追溯性有极高的要求;同时高值耗材价值较高,如果库存过多会占用医院资金,库存不足又无法满足医院日常运营需要。在原有的物流管理系统中,E医院虽然对高值耗进行了二级库及条码追踪,但是在前期因为耗材使用收入、支出确认流程以及物资信息系统不完善等原因,导致高值耗材的使用、确认收费、入出库确认等存在问题,从而产生账实差异。因高值耗材成本较高需要实用实销,若账实差异率过高会增加医院成本。


  二、医院物流管理信息化建设解决方案


  1、物流管理一体化


  建立健全医院物流制度,实现物资全生命周期管理。E医院将每个月每个科室的工作时间节点及工作内容具体化,完善物资采购、入出库等内部控制的物流管理流程,明确各个岗位职责所在,确保物流相关业务及时处理,从使用科室做需求计划到物资管理部门汇总生成订单,供应商根据订单送货,物资管理部门验收入库,按使用科室所提计划进行出库,汇总入出库单交付财务部门进行付款和账务处理。所有流程的时间节点与负责科室全部明确,各科室严格按制度执行,不仅能减少库存,降低成本,提高运营效率,同时可以相互监督,减少人为因素的影响。物流操作时间表见图1。


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  2、统一物流管理标准与规范


  信息化管理的基础就是数据的管理,物流管理也不例外,想要实现物流信息化管理首先就要确定统一的管理标准与规范。在信息化建设过程中,E医院梳理物资字典,筛选出重复或停用的数据,从物资字典编制开始,每个物资都是统一编码,在该物资流转的过程中,不论是从物资管理部门还是使用部门还是财务部门抽取数据,该物资的数据都是准确且唯一的,从根本上减少了重复数据和错误数据。有了统一的管理标准与物资编码,才能实现信息化下数据的互联互通,为信息实时、高速、高效的传递提供了有力保障,也为医院精细化管理和运行决策提供重要依据。


  3、将供应商资质管理纳入物流管理系统


  医院耗材管理部门不仅仅和医院内部相关科室打交道,也要直接面对物资供应商,供应商的相关材料管理,如资质、授权等是必不可少的。在信息化管理模式下,将供应商证件及资质等资料管理进行线上管理,并置于物资管理的最前端,资质不合格的物资不允许使用,强制要求供应商及时更新资质等材料。由系统进行资质管理,效期预警,证件管理,供应商分类等工作,确保医院物资耗材的规范性和合规性,减少人员工作量的同时降低差错率,提高工作效率。


  新型冠状病毒防疫期间为了应对防疫物资库存不足的情况需要单位快速响应进行防疫物资应急采购,按照《财政部办公厅关于疫情防控采购便利化的通知》要求,采购疫情防控相关货物、工程和服务的,应以满足疫情防控工作需要为首要目标,建立采购“绿色通道”。按应急采购方式实施采购时,供应商的选择尤为重要,在信息化管理模式下,可以迅速筛选出以往有过良好合作关系的供应商,其为了维持长期合作,不会贪图眼前利益损失企业信誉,为医院防疫物资应急采购提供便利。


  4、强化高值耗材二级库管理模式


  高值耗材在物流管理中是至关重要的一环,E医院结合高值耗材特点强化高值耗材的采购、入库、出库、计费、付款全过程二级库管理,整理高值耗材字典,明确流程。高值耗材流程图见图2。


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  在E医院物流管理信息化建设过程中,强调科室每月按定量提出高值耗材采购计划,货到后管理科室进行扫码入库,使用耗材自带的原厂码,科室使用时扫码收费确认后再通知供应商开立发票,管理科室根据发票进行专购品入出库。临床科室可以随时查询材料库存,耗材管理部门可以实时监督耗材使用情况,同时使用原厂码进行扫码收费管理,多管齐下,互相监督,可以有效地减少账实差异,经过一段时间的运行后,E医院的高值耗材可以达到差异率为零,实际使用数量和入出库数量完全相等。高值耗材账实差异率见表1、图3。


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  5、强化相关部门人才建设


  物流管理信息化建设是一个复杂的过程,基础工作量极大,数据庞杂,涉及面广,它并非一个部门或者几个管理人员就能完成的,需要所有相关科室全员参与。在物资管理的过程中需要有针对信息化建设的专业技术人员,也需要注重原有工作人员的能力提升。


  首先要改变传统工作思维,物流管理系统设定后,人为因素的影响会大幅减少,将科学管理观固化成为物流管理程序,工作人员需按部就班,提高效率的同时有利于降低医院内控风险。其次强化相关部门人才建设需要医院定期组织相关培训,要让整个系统得到普及,确保工作人员可以通过系统顺利地完成工作,发现问题及时沟通,系统随时跟进,确保系统可以满足实际工作需求。


  三、结语


  信息化建设和医院体制改革是相辅相成、相互依存的。医院物流管理信息化建设是极有必要且持续的过程,需要不断完善数据标准及数据维护,以实现医院精细化管理,优化医院运营决策,优化医院内部结构,降低医院内控风险等目标。但是,在进行物流管理信息化建设时,要着重注意传统工作方式和物流管理系统的衔接,二者互为补充,不断优化,才能实现医院可持续发展。


  作者:阎利


  来源:医管新世界


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