作为医院信息科管理者,我们平时在管理的过程中,更侧重的是要保证团队成员能够按照你的期望值完成任务。今天的这篇文章里,我会进一步展开讲一些项目管理的技巧。这些技巧一部分来自我个人的思考和实践,另一部分得益于我的老师:黄昊、陆慧菁、王磊等人的悉心指导和启发,真实可行并且有效,希望对你的日常管理工作也有帮助。
第一技巧:我们在做项目计划的时候,要对多个项目进行细分重组
怎么理解呢?我们从做这件事的目的说起。在给组里多个人分配项目的时候,我们往往需要考虑的因素包括以下的内容。
1. 先评估能力,再分配任务,每个人的能力要和任务的难度匹配。
2. 每个人任务完成所需时间要尽量平等,也就是要达到一种负载平衡。
3. 每个人得到的任务里,挑战有意思的工作和脏活累活的比例要大致相等。
4. 每个人任务里有足够的挑战,能够帮助其成长,又不至于太难而让其望而生畏并产生挫败感。
5. 不同人的任务之间如果有依赖性,在分配任务时要安排合理的顺序,确保不会有人被别的人或事阻塞。
6. 每个人的任务里都应该有一个主题,就好像故事有一条主线。这样,成员会觉得自己参与了一个比较完整的任务,进而产生成就感,而不是感觉做了一堆杂活。
达到这些目的的手段,我们姑且就称其为“细分重组”。这个过程又包括两个阶段。
第一个阶段。你需要把所有要做的事,细分成一个个的小任务,每个任务的大小、完成需要的时间都大致差不多。如果有比较大的任务块,就尽可能地切分成几个小块。这需要管理者对项目本身的重点和任务细节有很好的把握。
第二个阶段。把这些大小均匀的任务块,按照上面提到的因素,分装到几个虚构的 “箱子” 里,然后分配给团队成员。这就像个打包装箱的过程,尤其需要注意的是,每个箱子一定都有一个主题,也就是说,如果你想给这个箱子起个名字,你一定能找到那个名字,并很好地概括其中的内容。最后,保证每个箱子在内容、重量等各方面都比较均衡。完成了这个工作之后,后续项目的每一步,作为管理者的你都能做到心中有数。同时还能避免后期执行中一些可能的弊端,例如,有的人工作繁重疲累不堪,有的人则早早完成了自己任务,缺乏挑战。这种任务划分的方式还会让每个人更有成就感和责任感,因为他们完成的是一整个故事。
第二个技巧:工期估算
一般情况下,信息科主任都会对每个任务的完成时间有自己的判断,但最终还是要和接受任务的员工沟通清楚,并尊重对方的意见,确保双方能就任务时间线达成一致。有了承诺,工作的目标性也会更强一些,毕竟,截止日期才是最好的效率工具。这一点非常重要。如果不是双方达成一致的协议,或者不是双方都认可合理的时间估算,一旦后期出现不能按期完成任务的时刻,就很容易出现一些令人不愉快的交流。同时需要注意的是,很多工程师在做时间预算的时候,会过于乐观。我见过的厂家大部分工程师都乐观、积极、自信,他们沉浸在代码的世界里,试图把软件做到最好,往往却会忽略时间因素。当核对工期的时候,他们会根据自己的经验给出一个非常乐观的期限。
和普通人一样,工程师们也会高估对复杂逻辑的处理能力。甚至,有时候工程师给出的工期是自己负责的那部分完成的时间;然而,一个功能的完成,包含编译、单元测试、提交代码、集成测试、功能测试、性能测试和上线。如果不是特别留意,这些细节往往会泯灭在项目进度的时间表里,无法体现。即使是一个很有估算经验的工程师,在新项目中也可能会遇到各种各样新的问题,你会惊奇地发现,上一个项目中的方法在新产品中失灵了。另外,开发中遇到的技术瓶颈或难以解决的 Bug,也会耗费程序员大量的精力和时间,这时候我们能做的事情只有等待,给他们时间去披荆斩棘,直到问题解决。
所以,在这个阶段,往往需要技术领导给出参考性的意见和建议;除此之外,你最好留出一些缓冲的时间,因为实际工作中总会有一些不可预见的情况发生。
第三个技巧,也是很重要的一点,实时跟踪,并准备好 B 计划
信息科领导者要做好两手准备,比如,团队中有一部分人突然表现失常了怎么办?项目由于其他原因被阻塞了怎么办?
这时候我们需要做好以下两点。
1. 我们在 “细分重组” 中把工作分成了小块,在完成过程中,我们还需要设立各种里程碑。其中,有一些长期的大里程碑,也有一些为期一周到两周的小里程碑。这些里程碑就像你上高速行驶之前给自己定的目标:几点前要到某个服务区,几点前要到某个城市等等。有了这些里程碑,管理者就可以通过它们进行实时跟踪,了解项目的进度,看看项目这辆汽车是不是还正常地行驶在高速路上,是不是抛锚了,是不是没油了,等等。
2. 一旦出现延迟,管理者要和负责人一起分析原因,询问对方能否追上进度,会不会对整个项目的进程有重大影响。如果问题不严重,可以暂时不做调整,继续跟进。如果影响比较大,就需要启动 B 计划了,比如调整执行的人员、提供额外的资源、分析执行的方法、甚至你需要重新考虑项目进度。
通常情况下,如果这三点做得比较好,我们的 B 计划就不会用上,这也是我们期待的最好结果。
来源:筱筱创新工作室
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