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让下属随便占用你的时间?NONONO

23年09月12日 阅读:26019 来源: 祁冉转载 IP属地:江苏省

  为什么我们不能让下属随便占用你的时间?


  你是不是也常常希望一天能多出来12个小时,希望自己能拧拧发条就能继续工作,永不疲倦。其实,有限的时间和精力是我们每个人都要面对的难题,CEO更是如此,不过他和普通人还是有区别的。


  普通人更多的是效率问题,用一些时间管理工具,比如“番茄时钟” 就能解决。老板们呢?虽然都是super man,但他们面对的需求远远超过了自己拥有的时间和精力,不管如何提高效率都解决不了,并且问题的严重性也不一样。


  普通人时间管理不好,就多加加班,少睡点觉,或者家里乱成狗窝。但是老板的时间如果管理不好,整个公司都会遭殃,甚至会影响公司的生死存亡。


  所以老板们面对的并不是时间管理问题,而是自己的资源分配问题,这件事情绝对是要上升到“战略”高度的。


  那超人们应该怎么办呢?


  把时间花在不需要你的下属身上


  有一家新开的机构院长和我抱怨道:


  院长:“我的时间精力不够,怎么办呀。”


  我:“您一天有多少个小时是在做真正重要的事情以及推动机构发展的事情呢?”


  院长立刻回答:“4到6个小时。”


  我认真地看着他的眼睛说:“确定吗?”


  他想了想说:“两个小时,哦,可能只有一个小时。”


  这个答案惊到了他自己,这个院长立刻下定决心每天花四个小时在重要的事情上。大家猜猜结果怎样?两天都没坚持下来,想必大家都知道把时间和精力投资在最重要的事情上,但极少有老板和高管能够做到这点。


  大家可能想象不到管理者和老板其实是最容易被绑架的人,团队需求、突发事件以及开不完的会议,任何一样东西都会轻而易举的瓜分掉他们的时间和精力。


  上述的这家机构在两年时间内扩张了3家。有次一个院长跟我聊天,我问他:


  我:“你现在和过去的忙碌不一样了啊。”


  院长:“对,我现在啊,忙而不乱,不瞎忙了。因为我现在学会了放弃,不贪心,不瞎管。只做重要的事,只管重要的人。”


  你发现了吗?这件事情最重要的不在于提高效率,而是在于成为自己的主人,不变成奴隶。那怎么做呢?管理嘛,无非就是管人和管事两个方面。


  管 人


  我们今天就从这两个方面来探讨,先说人的方面。如果你是一名管理者,你会把时间花在谁的身上呢?


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  凭本能,我们往往会和最需要自己的人在一起,所以大多数管理者会去帮助那个需要改进的人。


  大家可以想象一下,当我们看到这个人在自己的帮助下有所改变时,是不是会很有成就感,内心也会觉得很充实。可是这样的管理者注定是平庸的。平庸的管理者依靠本能来面对世界,优秀的管理者对自己的本能会小心翼翼,甚至会刻意选择相反的方式。


  说回到我们的问题,最不需要你关注的人,往往是你最应该关注的人,因为投资在他们身上的回报会比投在那些需要你的人身上高很多倍,这就好像投资在你自己的优势上,永远比修补缺点的回报要大得多一样。


  那像这类人都很独立,不需要我的帮助,我怎么投资在他身上呢?最简单的方法就是问他问题:“你希望我做什么来支持你,帮你做得更好?”


  这个简单的问题就会帮我们发现这个看似不需要帮助的人,他真正的需要,而且会给你带来想象不到的极大的回报。


  我有一个口腔连锁机构的高管客户,他就用这个问题问了下属后发现,原来审批的流程再精简一下会做的更好,而改变流程这件事情,只有他能够做到。


  其实,在管理上如果问对了关键问题,往往就会给业绩带来巨大的提升,这是一个管理者应该优先投入精力的地方。


  我再问一个问题,如果有个团队成员积极的来找你,要和你讨论工作,你应该怎么办?放下手边的事和他讨论吗?


  如果你会,那你是个好老板,但可能不是一个高效的管理者。


  但是要警惕那些总是来请教各种问题的人,我们有幸遇到过一位,刚开始还以为他是一个很努力的人,所以花了很多时间去帮助他,但是后来觉得有点不对,后来发现他原来是个很精通政治的人,并没有努力工作,而是在努力塑造他积极主动的形象。举这个例子,并不是想说好的老板有可能遇到类似的特殊情况,而是说这种特殊情况背后隐藏着一些必然的逻辑。


  好的管理者是会被动的对外界进行反应的,所以那些爱哭的孩子、善于表现的孩子才会偷走我们的时间,并且为我们搭建一副虚拟的景象,而高效的管理者会主动管理自己的时间,他们往往会看到不同的景象,会发现那些真正埋头苦干的贡献者。


  那具体应该怎么做呢?下面这两条方法是比较有效的:


  1、先和优秀成员交流,再处理问题成员;


  2、如果团队成员要找你深谈,那么需要提前规划时间,这样可能显得你没那么随和,但重要的是立下规矩:我的时间不能被你们随意分割,而且我不能随叫随到。


  当然,这只是我的一个建议,大家要根据自己的工作需要来调整,比如有一家门诊机构的院长要解决突发状况时,高管对于有些决定并不确定,那么就需要立即去找总经理,所以重点是总经理的时间不被绑架,而是有选择的花在重要的人和事情上就够了。


  管 事


  讲完和人有关的问题,我们再来讲讲关于做事的时间分配。我再讲一个自己遇到的真实案例。


  有一次我辅导一个门诊的院长,他有几个不同类别的问题找我们咨询,有的是商业合作,有的是战略方向,他问我有什么建议?我一听就知道他脑子里面千头万绪,要做的决定太多了,没有聚焦。


  我让他把这些放一边,先回答我一个问题:“你觉得公司现在最重要的一件事情是什么?” 他当然会给我答案,而我故意地不断质疑他:“你确定吗?”、“还有更重要的事情吗?”、“为什么这件事情那么重要?”那天下午我们花了三个小时,我基本上一直在问相同的问题,直到院长斩钉截铁地跟我说:“对,就是它。”


  我想请你设身处地的想一下,这三个小时里CEO被迫干了一件什么事儿,因为我要求他只能说一件事,所以他一定要对手上繁杂的工作分类、不断的排序、不断的放弃,试图找到那个给公司带来最大回报,最关键的那一件事。而找到这件事情就决定了公司的方向,当我们找到这件关键的事情之后,我又问院长,刚才你问我的那些问题,你现在有答案了吗?


  他笑了笑说:“我有了。” 因为他发现很多之前觉得纠结的事情,在这当下忽然间有了答案,一个优质的关键决定会消灭很多需要做的选择。


  有什么能比这个更节省老板们的时间和精力呢?你也可以问问自己两个问题:


  1、你如何对手中的工作进行分类?


  2、按照你现在的分类方法,你是否感觉更从容高效?


  如果你没有分类或者分类太复杂,都说明你没有刻意去管理时间,你多半是一个被工作推着走的低效管理者。


  接下来大家会想问我们应该怎么分类呢?我们分两大类就好了:一类是必须要做的事,比如每日的琐事。另一类是真正推动团队向前的重要的事。第一类是我们叫它生活的漩涡,这是我们无法避免的,但一定要小心,不要被卷进去。那怎么样能不被卷进去呢?我们也要做两件事:


  1、确定靶心推动关键任务。


  确定靶心就是知道什么是最重要的事情,并保持持续地去推进它。还记得开篇我讲的那个院长吗?他的方式是每周拿出四个小时做推动,最重要的事情雷打不动就可以了。而我认识的另外一个院长,他的方式是每周回顾关键事情的进展,以此来督促自己。还有我们的创始人朱可希老师,经常在出差。朱老师给自己立下的规矩是我在机场等飞机的时候思考和推动,大家可以充分发挥自己的创意来安排最重要的事情。只要找到适合自己的环境和个性的方式就可以了。


  2、不断减负,提升效率。


  不断减负,提升效率是指在处理日常工作时抓重点。不断地把不应该是自己做的事情交出去。因为管理者的个人能力越强越容易亲力亲为。开头提到那个院长,他当时也遇到了这个问题。于是他安排自己做了三件事:1、早晨先拿出一小时处理那些如果不做就会让自己内心无法安宁的杂事;2、每天列出清单来决定当天最重要的两三件事,并且只抓每件事的关键点;3、作为最重要的一步就是去思考哪些工作应该交出去。


  这些方法大家都可以参考,另外我再提醒大家一点:职位越高,相应的工作要求就会越高,所以保持好的状态就非常重要,这个时候我们的业余外好或者陪伴家人就非常重要了。所以我建议大家把这些事情也当作关键任务来处理。


  我们今天分别说了管人和管事的技巧。


  回到开头的问题,对于院长和管理者来说,重点不在于管理时间,而是在于把最有价值的事和其他的事情分开来,然后刻意的去舍弃,盯准把心。当然在现实当中,只靠自己做这件事是比较难的,大家可以考虑找一个伙伴来帮助自己。


  我们总结一下管理的现实,就像是拉着一辆丁丁框框的破车前行,不存在什么理想状态,所以重点是刻意规划并设立界限,保证自己的时间和精力放在重要的人和事情上;第二、那些最不需要你照顾的人,反而是你最应该投入精力的;第三、永远盯着那些最关键的事情,刻意且持续的投入精力并不断的跟进。


  作者:韦佳言


  来源:医涯学识


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简介
1958年5月生,研究生学历。民营医院工作多年,能准确定位分析市场及内部消化,擅长内外经营,致力于医院经营管理科学化。
职业亮点
10多年医院经营管理经验