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医院电子会计档案的分类编号排序规则浅析

23年09月27日 阅读:27988 来源: 田登峰原创 IP属地:福建省

  2020年3月财政部、国家档案局发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,明确电子会计凭证的种类和具体归档管理要求。时隔两年,为了有效配合电子发票等会计凭证电子化的实施,推进会计档案的电子化单套制管理工作,2022年4月档案局发布《电子会计档案管理规范》,确定了电子会计档案文件形成、归档、流转、保管、定期鉴定及处置全流程电子化管理规范和具体要求。在这样的背景下,会计档案电子化、标准化、规范化的方向已经明确,其基础是建立科学的分类编码规则体系,今天就探讨下电子会计档案的分类编码问题。


  一、电子会计档案分类


  电子会计档案是指在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档,记录和反映单位经济业务事项,具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。目前电子会计档案的分类主要有以下几类:一是按会计资料形式分类,即按会计资料的内容形式分类。一般分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料4类。二是按会计年度分类,即按会计档案针对的会计年度分类,会计年度是指公历年度1月1日到12月31日。三是按保管期限分类,即按会计档案的保管期限分类。行政事业单位保管期限详见下表。 

 

序号

档案名称

行政/事业单位

备注

会计凭证



3

行政单位和事业单位的各种会计凭证

30年

包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表

会计账簿



5

日记账

30年


6

总账

30年


8

明细分类、分户账或登记簿

30年


9

行政单位和事业单位固定资产卡片


固定资产报废清理后保管5年

财务会计报告



11

部门财务报告

永久

所属单位报送的保管2年

13

部门决算

永久

所属单位报送的保管2年

17

行政单位和事业单位会计月、季度报表

10年

所属单位报送的保管2年

其他会计资料



19

银行存款余额调节表

10年


20

银行对账单

10年


21

会计档案移交清册

30年


22

会计档案保管清册

永久


23

会计档案销毁清册

永久


24

会计档案鉴定意见书

永久


 (摘自《电子会计档案管理规范》,国家档案局 2022-04-07发布 ,2022-07-01实施) 


  二、电子会计档案分类排列法


  首先要依据档案管理要求,结合档案日常管理实际情况,梳理出影响编码规则的核心信息,我们以会计文件形式(档案类别)、会计年度(公历时间)、保管期限(管理要求)为编码基础关键信息,同时辅以“字母、数字、字母数字组合、.、-”为标识来建立编码规则体系。


  1、会计文件形式-会计年度-保管期限分类排列法(常用)


  会计文件形式(包含四大类会计资料:1财务报告、2会计账簿、3会计凭证、4其他会计资料,下同)-会计年度(公历年度)-保管期限(详见下表)从高到低排列。适用于中、小型单位,即会计档案的年形成量不大的单位,也是目前大多数单位采用的方法。


  会计档案号=全宗号-会计档案代字(代号或代码)-大类号.年度-属类号-案卷号,举例说明:E66-KJ-2.2022-4-15,E66表示该单位全宗号,全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号,用于区分各立档单位,也便于日常管理和查询。KJ表示会计档案种类代码、2表示会计账簿类别、2022表示2022年度的会计账簿、4表示明细分类账属类、15表示案卷流水号。


  2、会计年度-会计文件形式-保管期限分类排列法


  会计年度-会计文件形式-保管期限从高到低排列,一般而言一个年度编一个案卷流水号,在每一类下设置属类,分别从1号流水编号。适用于预算单位。


  会计档案号=全宗号-会计档案代字(代号或代码)年度-大类号.属类号-案卷号,举例说明:E66-KJ2022-2.3-26,E66表示该单位全宗号、KJ2022表示2022年会计档案种类代码、2表示会计账簿类别、3表示总账属类、26表示案卷流水号。


  3、会计年度-组织机构-会计文件形式-保管期限分类排列法


  针对城市医疗集团及紧密型县域医共体等存在多个组织机构,可以在编码过程中增加组织机构标识,以区分不同机构所属的档案。适用于多个部门产生会计档案的单位以及各级总预算单位。例如区域医疗中心、紧密型医共体、城市医疗集团等。


  会计年度-组织机构-会计文件形式-保管期限从高到低排列,一般一年编一个案卷流水号,在每一类下设置属类,分别从1号流水编号。适用于各级总预算单位、财政部门、医疗集团等单位。


  会计档案号=全宗号-年度-组织机构-大类号-案卷号,举例说明:2022年预算处的凭证编号为E66-2022-2-3-20,E66表示该单位全宗号、2022表示2022年、2表示预算处、3表示凭证类、20表示案卷流水号。


  4、会计年度-会计类型-会计文件形式-保管期限分类排序法


  会计年度-会计类型(税收计划、税收会计、经费会计)-会计文件形式-保管期限从高到低排列专业。适用于专业性强的各级税务机关。


  会计档案号=全宗号-年度-会计类型-大类号-案卷号,举例说明:2022年经费会计财务报告编号为E66-2022-2-1-6,E66表示该单位全宗号、2022表示2022年度、2表示经费会计、1表示财务保告、6表示案卷流水号。


  最后按照选定的电子会计档案分类排列方法及规则将排列好的电子会计资料编制档号,档号格式为“[全宗号-]类别号-案卷号-件号(卷内序号)”。类别号由分类方案给定,案卷号和件号(卷内序号)由4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足。

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田登峰
简介
高级会计师,现供职于福建亿能达信息技术股份有限公司,任医院管理研究院财务顾问。主要研究方向:医院财务管理、预算管控、成本控制方向,聚焦医院运营流程优化、内部控制实施、业财融合、智慧财务、精细化管理等领域的最新动态。
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具备丰富的财务管理经验,聚焦医院管理流程优化、内部控制、医院全面预算、医院成本控制、业财融合方面等