习惯33· 明确会议的“目的”与“目标状态”

　　你的印象中的会议是什么样的？

　　只知道开始的时间，却不知道结束时间。

　　浪费了不少时间却没有什么结果。

　　在繁忙的时候被会议占用了宝贵的时间。

　　应该做决定的时候，实际上却什么都没定下来。

　　都是一些用微信就能解决的报告事项。

　　肯定有很多人认为这样的会议根本没有必要定期召开。

　　如果员工们的这种情绪爆发出来，那么一定会引发很大的问题。不过一般来说，在这种不满情绪爆发出来之前，总有人提出“会议就是这样的”或者“每周开会很正常”之类的言论来使大家的心情平静下来，结果会议还是照常进行。

　　不知不觉，会议变成了一种形式，毫无意义的会议成为大家“工作”的一部分，每个人对会议的感觉都变得麻木了。

　　那么什么才是有意义的会议呢？

　　会议组织人应该清楚会议属于哪一种，并且在会议前，会议中，时刻明确会议的“目的”与“目标状态”。

　　会议组织者应该在开始前，对参加者说明几点内容，

　　1，会议目的。

　　2，目标状态。（会议想要实现的目标，想要实现的状态）。

　　3，参加会议的原因。

　　如果参加者中有老员工，那么只要说明目的和目标状态即可。但对新员工和一起共事时间不长的参加者，应该说明要求及其参加会议的原因。

　　开会之前大致地说明期待的目标，可以提高参加者的积极性。

　　如果在会议开始之后还没有一个明确的会议目标，甚至需要向参加者询问目标状态，那么这样的会议就是失败的。

　　会议正式开始后，组织者要保证会议的目的性不要出现偏离。如果所有参加者都能够时刻明确会议的目的还好，但有时会出现参加者过于激动导致会议偏离本来目的的情况，以至于会议最终没有取得任何成果。

　　想要解决这个问题，方法也很简单，就是在会议室白板上，明确地写下会议的目的和目标状态。措辞尽量简洁。

　　【例】

　　时间：2019年11月3日17：00

　　地点：五楼大会议室

　　组织者：常汮

　　参加者：医生，医生助手，护士，前台，市场人员

　　内容及目的：关于周年庆儿牙卡内容的说明

　　目标的状态：参加者掌握儿牙卡内容，及推广途径。明确各岗位配合内容及衔接

　　准备：笔记本，录音笔，各部门主管收集可能发生的常见问题，于当天15:00前提交给组织者。

　　备注：会议时长90分，晚餐自理。

　　会议组织者要安排后勤人员，在会议前进行会议室的准备，保证有个干净的会场，有助于大家更好地进行讨论。后勤人员还需调试当晚会议需要的设备，保证设备正常使用。

　　会议组织者，还要告知所有参加者，需要提前到，才能正点开会。日常会议需要提前通知，以便大家更好的进行时间安排与调整。

　　这种有条理的做事方式，运用到日常管理中，可以帮助我们调动员工积极性，让员工心甘情愿且明明白白的做事情，而非给你一个眼神，自己体会的意念管理。

　　前几天，我去门诊做内训。此门诊的老板是位极有魅力和感染力的牙医，个人业绩也非常突出。而他存在着一个困惑，他带的团队，医生水平可以，却不出业绩。导致他在业绩在，他出门无业绩。

　　在内训的过程中，有个环节是让老板分享他的沟通经验。当他分享过后，我发现了造成他困惑的其中一个原因。

　　我请他分享的是正畸沟通，他是如何成交的。

　　他的分享如下，“我首先要降低患者的期望值，第一次患者想做正畸，我也不让他们做。但告知给患者出个方案，并告诉患者方案出来看看，真想做再说。第二次患者上门，给他们看方案，一般都能成交。我的方法就是逐步降低患者期望值。”

　　然后我紧接着，问了一位在门诊工作快满一年的员工，“隐形正畸品牌之间的区别是什么？”这位员工很诚实的告诉我，“她并不是十分了解，如果碰到有明确意向的患者，转给老板。”

　　这其中说明了几个问题，

　　1，牙医老板并没有进行产品系统且统一的培训及考核。

　　2，员工依仗老板，认为门诊是老板的，跟自己关系不大，缺乏存在感、归属感与参与感，所以导致他们有事都默认为是老板的事。

　　3，牙医老板的沟通有他个人属性，虽他教了员工，而员工没有明白老板的目的与目标结果。老板也没再次确认自己发送的信息员工的接受程度，存在着信息不对等。

　　这一系列的问题，导致了老板的困惑--自己在业绩高，自己不在无业绩。

　　解决方案：

　　1，价值观输出

　　2，项目知识培训

　　3，制定项目指标进行绩效考核

　　总结

　　一个好的会议，离不开主持人与参加者双方的努力。

　　希望今天的分享，对您有所触动。

　　来源：clook 常汮